Die Arbeitszeiterfassung ist in der Schweiz gesetzlich vorgeschrieben – und dennoch bei vielen kleinen und mittleren Unternehmen (KMU), Gemeinden oder sozialen Institutionen ein Graubereich. Excel-Tabellen, handschriftliche Zettel oder blosse Vertrauenserfassung genügen längst nicht mehr den gesetzlichen Anforderungen.
Gerade mit Blick auf das Arbeitsgesetz (ArG) und steigende Anforderungen an Transparenz und Nachweisbarkeit wird klar: Eine digitale Zeiterfassungslösung ist kein Nice-to-have, sondern ein Muss – für rechtliche Sicherheit, Fairness und Effizienz.
Gesetzliche Grundlagen zur Zeiterfassung in der Schweiz
Gemäss dem Schweizer Arbeitsgesetz (ArG, Art. 46) sind Arbeitgeber verpflichtet, die Arbeitszeit aller Arbeitnehmenden systematisch zu dokumentieren – unabhängig davon, ob es sich um ein Industrieunternehmen, eine Stiftung, eine öffentliche Verwaltung oder ein Dienstleistungs-KMU handelt.
Erfasst werden müssen insbesondere:
Nur unter bestimmten Voraussetzungen (z. B. höhere Kader oder schriftliche Vertrauensvereinbarungen) darf auf die Standarderfassung verzichtet werden.
Wichtig: Das Gesetz versteht sich nicht als reine Formalität. Es schützt Arbeitnehmende vor Überlastung und Arbeitgeber vor unklaren Verhältnissen. Gerade in Streitfällen oder bei Kontrollen der kantonalen Arbeitsinspektorate kann eine saubere Zeiterfassung entscheidend sein.
Warum gerade jetzt?
Die digitale Transformation der Arbeitswelt macht die Einführung einer modernen Zeiterfassungslösung dringender denn je. Homeoffice und hybride Arbeitsformen nehmen zu – Mitarbeitende arbeiten von unterschiedlichen Orten aus, oft auch zu flexiblen Arbeitszeiten. Arbeitsmodelle werden dynamischer, die gesetzlichen Anforderungen bleiben jedoch starr. Ausserdem kommt es vermehrt zu Prüfungen durch kantonale Arbeitsinspektorate, insbesondere bei Klagen oder Auffälligkeiten. Schliesslich können fehlende oder unvollständige Aufzeichnungen zu Bussen, Nachforderungen oder arbeitsrechtlichen Konflikten führen.
Auch auf volkswirtschaftlicher Ebene wird das Thema diskutiert. Economiesuisse betont in Positionspapieren die Bedeutung von Transparenz für moderne Arbeitsmodelle. Und die Studie Job-Stress-Index der Gesundheitsförderung Schweiz zeigt klar: fehlende Struktur und ständige Erreichbarkeit erhöhen das Risiko gesundheitlicher Belastungen und Burn-out.
Herausforderungen in der Praxis
Gerade in kleinen Unternehmen, in Stiftungen oder bei Verwaltungen fehlen oft geeignete Tools für eine rechtssichere Zeiterfassung. Dazu fehlt meist das Know-how zur korrekten Arbeitszeitdokumentation, was zu Unsicherheiten im Umgang mit den gesetzlichen Vorgaben führt. Nicht zuletzt verfügen sie häufig über keine ausgereiften HR-Prozesse und Schnittstellen zu Umsystemen wie der Lohnbuchhaltung. Viele nutzen Excel-Listen oder setzen auf eine anderweitige Form der manuellen Erfassung. Das wirkt auf den ersten Blick pragmatisch, doch entpuppt sich in der Praxis oft als Stolperstein: Daten sind unvollständig, schwer auswertbar und bieten keine Beweissicherheit. Im Konfliktfall (z.B. bei Überstundenstreitigkeiten) stehen Arbeitgeber wie auch Mitarbeitende auf wackeligem Fundament.
Auch Gewerkschaften wie die UNIA weisen regelmässig darauf hin, dass eine saubere Zeiterfassung nicht nur ein Kontrollinstrument ist, sondern ein zentrales Schutzinstrument für Mitarbeitende darstellt.
Fazit: Zeiterfassung rechtssicher und effizient gestalten
Die gesetzliche Pflicht zur Zeiterfassung ist mehr als ein bürokratischer Akt – sie ist ein Instrument für Fairness, Transparenz und Gesundheit am Arbeitsplatz. Wer frühzeitig auf eine digitale Lösung setzt, gewinnt mehrfach:
Für KMU, Non-Profits und Verwaltungen heisst das: jetzt handeln, Risiken minimieren – und gleichzeitig die Chance nutzen, moderne Arbeitsmodelle professionell zu unterstützen.
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Quellen
- SECO: FAQ zum privaten Arbeitsrecht
- Gesundheitsförderung Schweiz: Studie Job-Stress-Index
- Gewerkschaft UNIA: Ratgeber zur Arbeitszeit und Arbeitszeiterfassung