Am 10.09.2022, knapp 20 Monate nach der ersten Projektsitzung, konnte die Migration des Finanzinformationssystems (FIS) auf die neue Infrastruktur der Universität erfolgreich abgeschlossen werden. Das Projekt war eine Punktlandung, sowohl in Bezug auf Dauer und die Kosten. Alle Beteiligten waren begeistert über die vollkommen fehlerfreie Inbetriebnahme.
Ausgangslage
Nach der Ankündigung des Kantons Bern auf SAP umzustellen, wurde Anfang 2021 die Migration des Uni-Finanzsystems auf eine eigenständige Plattform ins Auge gefasst. Das auf inova:finance basierende Finanzinformationssystem (FIS) der Universität sollte mit allen Modulen, Funktionen und Anbindungen eine neue Heimat bekommen.
Herausforderung
Die grössten Herausforderungen der Migration bestanden aus dem Aufbau einer neuen Plattform, der Anbindung an die zahlreichen Umsysteme, sowie die saubere Trennung von Daten der Universität und Daten des Kantons.
Die neue Plattform sollte natürlich mit den aktuellsten Softwareversionen an den Start gehen. Somit mussten alle Systemkomponenten auf Kompatibilität überprüft und aufeinander abgestimmt werden.
Personaldaten werden zukünftig im neuen SAP HCM gepflegt und von dort aus verteilt. Über SAP FI/CO werden sie zukünftig an FIS geliefert. Zahlreiche weitere Umsysteme, wie die Fakturierung (z.B. Tierspital, Zahnmedizinischen Klinik oder Rechtsmedizin) und Inkasso wurden über Webservices an FIS angebunden.
Da im Herkunftssystem noch Daten des Kantons und der Universität gemeinsam beheimatet waren, musste im Zuge der Migration auch die Trennung der Daten vorgenommen werden. Mit 52 Millionen Buchungen wurde eine beträchtliche Menge an Daten auf das neue System umgezogen.
Herangehensweise
inova entwickelte im ersten Quartal 2021 das Migrationskonzept und setzte das Projektmanagement auf. Im Kernteam beteiligt waren Finanzabteilung der Universität, das Rechenzentrum der BEDAG sowie die Projektleitung und Entwickler:innen der inova:solutions AG.
In zwei-wöchentlichen Projektsitzungen traf sich das Team über gut eineinhalb Jahre und arbeitete konzentriert und zielstrebig an der Aufgabe. Im Zuge der Migration konnte inova:finance etwas verschlankt und genau auf die Bedürfnisse der Universität zugeschnitten werden. Die von der Universität koordinierten Tests verliefen im Produktionscheck erfreulicherweise völlig ereignislos.
Unser Fazit
Wie geplant kann die Universität pünktlich ihr FIS auf der eigenständigen Infrastruktur übernehmen. In Bezug auf Fertigstellungtermin, Kosten und Ergebnisumfang konnte das Projekt Team eine Punktlandung abliefern.
Dem gesamten Projektteam gratulieren wir ganz herzlich und bedanken uns für die hervorragende Arbeit. Wir freuen uns gemeinsam mit der Universität diesen wichtigen Meilenstein erreicht zu haben und sind bereit den Nächsten anzugehen!