Kundenbeschreibung

Die Avantos GmbH steht seit 2010 für die nachhaltige Integration von Menschen mit gesundheitlichen Herausforderungen in den ersten Arbeitsmarkt. Dabei verfolgt sie das Ziel, individuelle berufliche Perspektiven zu schaffen – unabhängig von Alter oder Bildungsstand. Mit Professionalität, Entwicklung und Kreativität als Kernwerten bietet das Unternehmen zuverlässige Dienstleistungen und innovative Lösungen. Über 100 Mitarbeitende engagieren sich an den Standorten Bern (Hauptsitz), Zürich, Nordwestschweiz, Graubünden, Basel/Fricktal, der Romandie und Luzern.
 

Ausgangslage & Herausforderungen

Für die Avantos GmbH ist eine präzise und flexible Zeiterfassung essenziell – besonders, da viele Mitarbeitende ihre Arbeitszeiten individuell gestalten. Themen wie Pensumsänderungen, unbezahlte Urlaube, Krankheits- und Unfallmeldungen bei Teilzeitpensen, der Umgang mit Über- und Minusstunden sowie der Ferienguthaben-Abgleich gehören zum Alltag. Ziel war es, sowohl den Mitarbeitenden als auch der Arbeitgeberin faire und transparente Lösungen zu bieten.

Die bisher genutzte, intern entwickelte Lösung stiess zunehmend an ihre Grenzen:

• Arbeitszeiten konnten nur in Viertelstunden-Schritten erfasst werden.
• Krankheits- und Unfallabwesenheiten (sofern nicht 100%) mussten manuell berechnet und eingetragen werden.
• Unterschiede zwischen Geschäftsstellen (z. B. bei Ferientagen) waren nur mit erheblichem Zusatzaufwand abbildbar.
• Reports und Statistiken mussten mühsam manuell in Excel erstellt werden.

Mit der wachsenden Zahl an Mitarbeitenden nahmen auch der Aufwand und die Anzahl der Rückfragen zu. Der Wunsch nach klaren, einheitlichen Regelungen war mit dem bestehenden System kaum umsetzbar.
 

Evaluierung der passenden Zeiterfassungslösung

Vor diesem Hintergrund startete die Avantos GmbH eine Evaluation für eine neue Zeiterfassungssoftware. Die Anforderungen waren klar:

• flexible Abbildung der Geschäftsstellen
• einfache Bedienbarkeit
• klares, übersichtliches und einfaches Design
• exakte Erfassungsmöglichkeiten
• automatische Generierung von Auswertungen und Statistiken

Ramona Bürgi kannte «inova:time» bereits aus ihrer vorherigen Tätigkeit und aus dem persönlichen Umfeld. Die Software überzeugte das Evaluationsteam insbesondere durch ihre Benutzerfreundlichkeit, die Möglichkeit zur Differenzierung der Geschäftsstellen sowie durch umfangreiche Auswertungsmöglichkeiten. Auch die Produkt-Präsentation vermittelte das Gefühl, gut betreut zu werden.
 

Einführung & Nutzen

Der offizielle Startschuss zur Einführung fiel am 8. Januar 2025 mit einem Kick-off-Meeting – nur rund ein Monat nach dem Entscheid für «inova:time» Mitte Dezember. Trotz des engen Zeitplans verlief die Implementierung reibungslos. Kleinere Herausforderungen wurden rasch durch den zuständigen Projektleiter gelöst. Am 1. Februar konnten die Mitarbeitenden ihre Arbeitszeiten bereits produktiv mit «inova:time» erfassen und der erste vollständige Monat konnte im Anschluss erfolgreich abgeschlossen werden.

Der grösste Mehrwert für die Avantos GmbH liegt in der automatisierten Auswertung der erfassten Daten. Arbeitszeiten und Leistungen der Mitarbeitenden lassen sich nun einfacher vergleichen. Zudem hat das Unternehmen mehr Kontrolle über den Eingang von Arztzeugnissen oder Sonderfällen wie Umzüge. Auch die Übersicht über zu viel oder zu wenig geleistete Stunden und Ferienguthaben ist nun deutlich transparenter.

Die Mitarbeitenden schätzen insbesondere die verschiedenen Erfassungsmöglichkeiten und die Serienerfassung. Insgesamt wurde «inova:time» gut aufgenommen und schnell in den Arbeitsalltag integriert.
 

Ausblick & Fazit

Aktuell prüft die Avantos GmbH, ob künftig auch die Personaleinsatzplanung – insbesondere die Abwesenheitsplanung – über «inova:time» abgebildet werden soll. Die Kundin schätzt besonders die unkomplizierte, verlässliche Zusammenarbeit mit dem inova-Team sowie die rasche Unterstützung bei Fragen oder Anliegen. Wir freuen uns sehr, dass die Avantos GmbH mit «inova:time» rundum zufrieden ist und überzeugt ist, sich mit «inova:time» für das richtige System entschieden zu haben.

Und Ramona Bürgi rät anderen Unternehmen, die vor einer ähnlichen Entscheidung stehen:

„Nicht zu viele Gedanken über die Inbetriebnahme machen – einfach starten. Die Fragen kommen ohnehin erst im Alltag.“

Wir bedanken uns herzlich bei der Avantos GmbH für das entgegengebrachte Vertrauen und freuen uns sehr über die erfolgreiche Zusammenarbeit.