Die Heinz Schöffler Stiftung

Die Heinz Schöffler Stiftung ist eine gemeinnützige Förderstiftung mit schweizweitem Wirkungskreis. Sie bietet rasche und unbürokratische Hilfe für Menschen in Not, insbesondere blinde, chronisch kranke und behinderte Personen und unterstützt Institutionen und Projekte im Sinne des Stiftungszwecks.

Ausgangslage

Für eine Unterstützung durch die Heinz Schöffler Stiftung müssen Einzelpersonen und Institutionen ein Gesuch stellen. Die Gesuchstellung erfolgte bislang über PDF-Formulare, die von den Gesuchstellenden heruntergeladen, ausgefüllt und per E-Mail oder per Post an die Stiftung eingereicht werden mussten. Die Daten der einzelnen Gesuche wurden dann von den Mitarbeitenden manuell in eine Excel-Liste eingetragen und von dort aus weiterbearbeitet. Dies führte zu hohem administrativem Aufwand, Medienbrüchen und eingeschränkter Übersicht während der Bearbeitung.

Lösung

In wenigen Monaten durften wir den gesamten Prozess durch die Entwicklung einer neuen Applikation auf Basis der Microsoft Power Platform modernisieren. Die Gesuche werden nun direkt online gestellt und die Formulardaten werden automatisch in die Applikation übernommen, wodurch manuelle, repetitive Eingaben entfallen. Die neue Lösung ermöglicht eine zentrale, effiziente und prozessbasierte Bewirtschaftung aller Gesuche durch die Mitarbeitenden sowie den Stiftungsrat. Zu den wichtigen Funktionen der Applikation gehören insbesondere:

• Unterstützung von unterschiedlichen Gesuchstypen und Formularen
• Automatisierter Versand von Zu- und Absagen per E-Mail auf Basis individueller Vorlagen
• Definition von Prüfkriterien zu Förderrichtlinien oder zur Vollständigkeit der Angaben
• Erfassung von Notizen und Verknüpfung von Dokumenten mit jedem Gesuch
• Umfangreiche Finanzinformationen wie Bankkontoangaben, Kostengutsprachen, Restsaldo und offene Rechnungen
• Zuständigkeitsebenen für Bewilligungen gemäss Ausgabekompetenzen
• Erstellung von jährlichen Förderbudgets
• Detaillierte Auswertungen über den aktuellen Bearbeitungsstand der Gesuche und der Finanzen

_{Einblick in die neue Applikation}
 

Unser Fazit

Dank der erfolgreichen Neuentwicklung ist die Heinz Schöffler Stiftung nun mit einer zukunftssicheren, leistungsstarken und benutzerfreundlichen Lösung bestens für die Zukunft ausgerüstet. Auf Basis der Microsoft Power Platform lässt sich die Lösung jederzeit massgeschneidert auf ihre individuellen Anforderungen anpassen und beliebig erweitern und ist mit ihren bevorzugten Arbeitsinstrumenten aus dem Microsoft-Ökosystem wie Outlook, SharePoint und Teams vollständig integriert.

Auch Sie haben genug von Excel oder haben Anforderungen, die von keiner Standard-Lösung abgedeckt werden und wünschen sich Flexibilität und Skalierbarkeit? Dann nehmen Sie Kontakt mit uns auf!

Lesenswertes zum Herunterladen

Flyer Digitale Gesuchsverwaltung (PDF)